E-Rechnungspflicht: Fristen, Formate, Software
Seit dem 1. Januar 2025 löst die E-Rechnung bei Umsätzen zwischen Unternehmen im Inland schrittweise Papier und PDF ab. Eine E-Rechnung ist eine strukturierte elektronische Datei nach der europäischen Norm EN 16931, etwa eine XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1. Eine einfache PDF-Datei zählt nicht mehr dazu. Empfangen müssen Sie E-Rechnungen schon jetzt, ausstellen je nach Umsatz ab 2027 oder 2028.
Wer betroffen ist
Jedes Unternehmen mit Sitz in Deutschland, das an andere inländische Unternehmen leistet, muss seit 2025 E-Rechnungen empfangen können, auch Selbstständige und Kleinunternehmer. Lag Ihr Vorjahresumsatz über 800.000 €, stellen Sie ab 1. Januar 2027 E-Rechnungen aus, alle anderen ab 1. Januar 2028. Rechnungen an Privatkunden, Kleinbetragsrechnungen bis 250 € und Fahrausweise sind ausgenommen.
Wichtige Termine
- 27. Nov. 2020Lieferanten des Bundes müssen bei Direktaufträgen ab 1.000 € netto E-Rechnungen schicken.
- 1. Jan. 2025Alle Unternehmen in Deutschland müssen E-Rechnungen von inländischen Unternehmen empfangen können. Beim Ausstellen sind Papier und PDF noch erlaubt.
- 1. Jan. 2027Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz müssen E-Rechnungen ausstellen. Kleinere Unternehmen und EDI-Verfahren dürfen bis Ende 2027 andere Formate nutzen.
- 1. Jan. 2028Alle Übergangsregeln laufen aus: Jedes inländische Unternehmen stellt anderen Unternehmen im Inland E-Rechnungen aus.
Tools, die es unterstützen
Erstellt XRechnung und ZUGFeRD und liest hochgeladene E-Rechnungen aus.
Der Empfang von XRechnung und ZUGFeRD 2.x ist kostenlos, die E-Rechnungsschreibung kostet 5 € im Jahr.
Versendet XRechnung und ZUGFeRD und liest eingehende aus, schon im kleinsten Tarif.
Erstellt, versendet und empfängt XRechnung und ZUGFeRD im Geschäftskonto ohne Aufpreis.
Exportiert Rechnungen als XRechnung oder ZUGFeRD und importiert Lieferantenrechnungen in beiden Formaten.
Erstellt XRechnung und ZUGFeRD, eingehende E-Rechnungen importieren, prüfen und archivieren Sie direkt in easybill.
Erstellt und versendet XRechnung und ZUGFeRD und verarbeitet empfangene E-Rechnungen.
Alle Tarife erstellen E-Rechnungen, das Auslesen eingehender erst ab dem Tarif Buchhaltung.
Versendet ZUGFeRD und XRechnung, die Hilfeseite sagt nichts zum Auslesen eingehender E-Rechnungen.
Empfängt, prüft und archiviert XRechnung und ZUGFeRD, erstellt aber keine Ausgangsrechnungen.
Erstellt ZUGFeRD und XRechnung, die E-Rechnung fehlt aber im kostenlosen Tarif.
Versendet und exportiert Rechnungen als XRechnung und ZUGFeRD, für den Import von Lieferantenrechnungen brauchen Sie Zoho Books.
Erstellt XRechnung und ZUGFeRD ab Tarif S; zum Empfang von E-Rechnungen sagt die Preisseite nichts.
Sendet und empfängt E-Rechnungen ZUGFeRD-kompatibel; XRechnung nennt die Preisseite nicht.
Fragen
Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen schreiben?
Nein. Laut den FAQ des Bundesfinanzministeriums müssen Kleinunternehmer nach § 19 UStG keine E-Rechnungen ausstellen. Empfangen müssen Sie E-Rechnungen trotzdem, wie alle Unternehmen im Inland seit dem 1. Januar 2025. Wenn Ihre Kunden E-Rechnungen wünschen, reicht ein Rechnungsprogramm, das XRechnung oder ZUGFeRD erzeugt.
Reicht eine PDF-Rechnung noch?
Bis Ende 2026 dürfen Sie anderen Unternehmen noch Papier- oder PDF-Rechnungen schicken. Im Jahr 2027 gilt das nur noch, wenn Ihr Vorjahresumsatz höchstens 800.000 € betrug, ab 2028 für niemanden mehr. Eine reine PDF ist keine E-Rechnung, weil Software ihre Daten nicht strukturiert auslesen kann. Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto und Rechnungen an Privatkunden dürfen PDF bleiben.
Wie empfange ich eine XRechnung ohne Software?
Für den Empfang genügt laut Bundesfinanzministerium ein E-Mail-Postfach. Schwieriger ist das Lesen, denn eine XRechnung ist eine reine XML-Datei ohne Sichtdarstellung. Das Ministerium nennt kostenlose Viewer, darunter den im ELSTER-Portal unter e-rechnung.elster.de. Eine Buchhaltungs-App nimmt Ihnen diesen Schritt ab, weil sie das XML ausliest und die Rechnung gleich verbucht.
Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?
Die XRechnung ist eine reine XML-Datei, die nur Software lesen kann, und das Format, das der Bund von seinen Lieferanten erwartet. ZUGFeRD bettet dieselben strukturierten Daten in eine PDF ein: Menschen sehen eine normale Rechnung, Software liest das XML. Beide gelten als E-Rechnung, wenn sie der EN 16931 entsprechen, bei ZUGFeRD also ab Version 2.0.1. Die Profile MINIMUM und BASIC-WL reichen dafür nicht.
Wie lange und in welcher Form muss ich E-Rechnungen aufbewahren?
Rechnungen, die Sie verbuchen, sind Buchungsbelege und laut § 147 AO acht Jahre aufzubewahren. Bei der E-Rechnung bewahren Sie den strukturierten XML-Teil im Original auf, denn er ist die eigentliche Rechnung, nicht ein PDF-Ausdruck davon. Das Bundesfinanzministerium stellt klar, dass eine Archivierung außerhalb eines GoBD-konformen Systems allein noch kein Verstoß ist. Sicherer bleibt trotzdem die Ablage in der Buchhaltungs-App oder einem unveränderbaren Archiv.