# E-Rechnungspflicht: Fristen, Formate, Software

Seit dem 1. Januar 2025 löst die E-Rechnung bei Umsätzen zwischen Unternehmen im Inland schrittweise Papier und PDF ab. Eine E-Rechnung ist eine strukturierte elektronische Datei nach der europäischen Norm EN 16931, etwa eine XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1. Eine einfache PDF-Datei zählt nicht mehr dazu. Empfangen müssen Sie E-Rechnungen schon jetzt, ausstellen je nach Umsatz ab 2027 oder 2028.

## Who

Jedes Unternehmen mit Sitz in Deutschland, das an andere inländische Unternehmen leistet, muss seit 2025 E-Rechnungen empfangen können, auch Selbstständige und Kleinunternehmer. Lag Ihr Vorjahresumsatz über 800.000 €, stellen Sie ab 1. Januar 2027 E-Rechnungen aus, alle anderen ab 1. Januar 2028. Rechnungen an Privatkunden, Kleinbetragsrechnungen bis 250 € und Fahrausweise sind ausgenommen.

## Dates

- 2020-11-27: Lieferanten des Bundes müssen bei Direktaufträgen ab 1.000 € netto E-Rechnungen schicken.
- 2025-01-01: Alle Unternehmen in Deutschland müssen E-Rechnungen von inländischen Unternehmen empfangen können. Beim Ausstellen sind Papier und PDF noch erlaubt.
- 2027-01-01: Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz müssen E-Rechnungen ausstellen. Kleinere Unternehmen und EDI-Verfahren dürfen bis Ende 2027 andere Formate nutzen.
- 2028-01-01: Alle Übergangsregeln laufen aus: Jedes inländische Unternehmen stellt anderen Unternehmen im Inland E-Rechnungen aus.

## Tools

- Lexware Office: yes. Erstellt XRechnung und ZUGFeRD und liest hochgeladene E-Rechnungen aus. (https://help.lexware.de/de-form/articles/547942-e-rechnungen-versenden-und-empfangen, 2026-10-05)
- DATEV: yes. Der Empfang von XRechnung und ZUGFeRD 2.x ist kostenlos, die E-Rechnungsschreibung kostet 5 € im Jahr. (https://e-rechnungsplattform.datev.de/, 2026-10-05)
- FastBill: yes. Versendet XRechnung und ZUGFeRD und liest eingehende aus, schon im kleinsten Tarif. (https://www.fastbill.com/funktionen/e-rechnung, 2026-10-05)
- Qonto: yes. Erstellt, versendet und empfängt XRechnung und ZUGFeRD im Geschäftskonto ohne Aufpreis. (https://qonto.com/en-de/invoicing/e-invoicing, 2026-10-05)
- Zoho Books: yes. Exportiert Rechnungen als XRechnung oder ZUGFeRD und importiert Lieferantenrechnungen in beiden Formaten. (https://www.zoho.com/de-de/books/accounting-software-features/xrechnung-und-zugferd/, 2026-10-05)
- easybill: yes. Erstellt XRechnung und ZUGFeRD, eingehende E-Rechnungen importieren, prüfen und archivieren Sie direkt in easybill. (https://www.easybill.de/e-rechnung, 2026-10-07)
- WISO MeinBüro: yes. Erstellt und versendet XRechnung und ZUGFeRD und verarbeitet empfangene E-Rechnungen. (https://www.meinbuero.de/e-rechnungssoftware/, 2026-10-07)
- sevDesk: partial. Alle Tarife erstellen E-Rechnungen, das Auslesen eingehender erst ab dem Tarif Buchhaltung. (https://sevdesk.de/zugferd-software/, 2026-10-05)
- Accountable: partial. Versendet ZUGFeRD und XRechnung, die Hilfeseite sagt nichts zum Auslesen eingehender E-Rechnungen. (https://help.accountable.eu/en/articles/10037634-how-can-i-send-e-invoices, 2026-10-05)
- Candis: partial. Empfängt, prüft und archiviert XRechnung und ZUGFeRD, erstellt aber keine Ausgangsrechnungen. (https://www.candis.io/en/e-invoices, 2026-10-05)
- Invoice Ninja: partial. Erstellt ZUGFeRD und XRechnung, die E-Rechnung fehlt aber im kostenlosen Tarif. (https://invoiceninja.com/pricing-plans/, 2026-10-05)
- Zoho Invoice: partial. Versendet und exportiert Rechnungen als XRechnung und ZUGFeRD, für den Import von Lieferantenrechnungen brauchen Sie Zoho Books. (https://www.zoho.com/de-de/invoice/e-invoicing/, 2026-10-05)
- Papierkram: partial. Erstellt XRechnung und ZUGFeRD ab Tarif S; zum Empfang von E-Rechnungen sagt die Preisseite nichts. (https://www.papierkram.de/preise/, 2026-10-07)
- BuchhaltungsButler: partial. Sendet und empfängt E-Rechnungen ZUGFeRD-kompatibel; XRechnung nennt die Preisseite nicht. (https://www.buchhaltungsbutler.de/preise/, 2026-10-07)
- Stripe: no. Stripe Invoicing erstellt selbst keine XRechnung oder ZUGFeRD, dafür brauchen Sie eine Partner-App. (https://stripe.com/en-de/resources/more/xml-invoice, 2026-10-05)

## Fragen

### Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen schreiben?

Nein. Laut den FAQ des Bundesfinanzministeriums müssen Kleinunternehmer nach § 19 UStG keine E-Rechnungen ausstellen. Empfangen müssen Sie E-Rechnungen trotzdem, wie alle Unternehmen im Inland seit dem 1. Januar 2025. Wenn Ihre Kunden E-Rechnungen wünschen, reicht ein Rechnungsprogramm, das XRechnung oder ZUGFeRD erzeugt.

### Reicht eine PDF-Rechnung noch?

Bis Ende 2026 dürfen Sie anderen Unternehmen noch Papier- oder PDF-Rechnungen schicken. Im Jahr 2027 gilt das nur noch, wenn Ihr Vorjahresumsatz höchstens 800.000 € betrug, ab 2028 für niemanden mehr. Eine reine PDF ist keine E-Rechnung, weil Software ihre Daten nicht strukturiert auslesen kann. Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto und Rechnungen an Privatkunden dürfen PDF bleiben.

### Wie empfange ich eine XRechnung ohne Software?

Für den Empfang genügt laut Bundesfinanzministerium ein E-Mail-Postfach. Schwieriger ist das Lesen, denn eine XRechnung ist eine reine XML-Datei ohne Sichtdarstellung. Das Ministerium nennt kostenlose Viewer, darunter den im ELSTER-Portal unter e-rechnung.elster.de. Eine Buchhaltungs-App nimmt Ihnen diesen Schritt ab, weil sie das XML ausliest und die Rechnung gleich verbucht.

### Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?

Die XRechnung ist eine reine XML-Datei, die nur Software lesen kann, und das Format, das der Bund von seinen Lieferanten erwartet. ZUGFeRD bettet dieselben strukturierten Daten in eine PDF ein: Menschen sehen eine normale Rechnung, Software liest das XML. Beide gelten als E-Rechnung, wenn sie der EN 16931 entsprechen, bei ZUGFeRD also ab Version 2.0.1. Die Profile MINIMUM und BASIC-WL reichen dafür nicht.

### Wie lange und in welcher Form muss ich E-Rechnungen aufbewahren?

Rechnungen, die Sie verbuchen, sind Buchungsbelege und laut § 147 AO acht Jahre aufzubewahren. Bei der E-Rechnung bewahren Sie den strukturierten XML-Teil im Original auf, denn er ist die eigentliche Rechnung, nicht ein PDF-Ausdruck davon. Das Bundesfinanzministerium stellt klar, dass eine Archivierung außerhalb eines GoBD-konformen Systems allein noch kein Verstoß ist. Sicherer bleibt trotzdem die Ablage in der Buchhaltungs-App oder einem unveränderbaren Archiv.

## Sources

- [Bundesfinanzministerium: Fragen und Antworten zur E-Rechnung](https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/FAQ/e-rechnung.html)
- [§ 14 UStG (Ausstellung von Rechnungen)](https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14.html)
- [§ 27 UStG (Übergangsvorschriften, Abs. 38)](https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__27.html)
- [§ 147 AO (Aufbewahrungsfristen)](https://www.gesetze-im-internet.de/ao_1977/__147.html)
- [E-Rechnung Bund (Rechnungen an den Bund)](https://www.e-rechnung-bund.de/)