Kleinunternehmerregelung 2025: Grenzen, Rechnung
Als Kleinunternehmer stellen Sie keine Umsatzsteuer in Rechnung und geben in der Regel keine Umsatzsteuer-Voranmeldungen ab. Seit dem 1. Januar 2025 sind Ihre Umsätze nach § 19 UStG steuerfrei, statt wie früher nur nicht erhoben zu werden. Im Gegenzug können Sie keine Vorsteuer aus Ihren Einkäufen abziehen. Neu ist außerdem, dass Sie die Regelung über das BZSt auch in anderen EU-Staaten nutzen können.
Wer betroffen ist
Die Regelung gilt für Unternehmer mit Sitz in Deutschland, deren Gesamtumsatz im Vorjahr 25.000 € nicht überschritten hat und im laufenden Jahr 100.000 € nicht überschreitet. Im Gründungsjahr zählt laut Bundesfinanzministerium die Grenze von 25.000 €, nicht die von 100.000 €. Sie greift automatisch, solange Sie nicht ausdrücklich verzichten.
Wichtige Termine
- 1. Jan. 2025Der neue § 19 UStG gilt: Ihre Umsätze sind steuerfrei, wenn der Vorjahresumsatz höchstens 25.000 € betrug und der laufende 100.000 € nicht übersteigt.
- 1. Jan. 2025Die EU-Kleinunternehmerregelung startet: Über das BZSt nutzen Sie die Befreiung auch in anderen EU-Staaten, bis 100.000 € Jahresumsatz in der EU.
- 18. März 2025Das Bundesfinanzministerium veröffentlicht sein Schreiben zur Neuregelung, mit Vorgaben zum Rechnungshinweis und zum Überschreiten der 100.000 €.
Tools, die es unterstützen
Mit dem Haken bei Kleinunternehmer entfällt die Umsatzsteuer, und jede Rechnung trägt einen anpassbaren Hinweis auf § 19 UStG.
Erkennt Ihren Kleinunternehmer-Status und erstellt Rechnungen ohne Umsatzsteuer, der Hinweis auf § 19 UStG steht schon drin.
Setzt den Befreiungshinweis nach § 19 UStG selbst auf die Rechnung, zur Überwachung der Umsatzgrenzen sagt die Hilfe nichts.
Einmal als Kleinunternehmer eingestellt, geht jede Rechnung ohne Umsatzsteuer und mit Hinweis auf die Befreiung raus.
Die Rechnungsstellung im Geschäftskonto schreibt Rechnungen ohne Umsatzsteuer mit Hinweis auf § 19 UStG, die Grenzen prüfen Sie selbst.
Hat eine Einstellung für Unternehmen ohne Umsatzsteuer, alle Vorlagen zeigen dann Preise ohne Steuerzeile.
Die Kleinunternehmerregelung schalten Sie in jedem Tarif in den Einstellungen ein.
Keine Kleinunternehmer-Einstellung: Sie markieren Kunden als steuerbefreit und tragen den Hinweis auf § 19 UStG selbst in den Rechnungstext ein.
Fragen
Was passiert, wenn ich die 25.000 € überschreite?
Liegt Ihr Gesamtumsatz in einem Jahr über 25.000 €, sind Sie im Folgejahr kein Kleinunternehmer mehr und rechnen ab dem 1. Januar mit Umsatzsteuer ab. Das gilt laut Bundesfinanzministerium auch dann, wenn Sie im neuen Jahr wieder unter 25.000 € bleiben. Strenger ist die Grenze von 100.000 € im laufenden Jahr: Schon der Umsatz, mit dem Sie sie überschreiten, ist voll steuerpflichtig. Ab diesem Moment schreiben Sie Rechnungen mit Umsatzsteuer und geben Voranmeldungen ab. Im Gründungsjahr greift dieser Wechsel schon bei 25.000 €.
Was muss auf meiner Rechnung als Kleinunternehmer stehen?
Sie dürfen eine vereinfachte Rechnung nach § 34a UStDV ausstellen, ohne Steuerbetrag und ohne Steuersatz. Pflicht ist ein Hinweis, dass für Ihre Leistung die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gilt. Laut Bundesfinanzministerium reicht dafür auch eine Formulierung wie „steuerfreier Kleinunternehmer“, wenn sie eindeutig ist. Der Hinweis gehört auch auf Kleinbetragsrechnungen bis 250 €. Weisen Sie trotzdem Umsatzsteuer aus, schulden Sie diesen Betrag dem Finanzamt.
Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen empfangen?
Ja. Kleinunternehmer müssen keine E-Rechnungen ausstellen, aber laut Bundesfinanzministerium E-Rechnungen von anderen Unternehmen empfangen können. Ihre eigenen Rechnungen dürfen Sie weiter als PDF oder auf Papier schicken. Eine E-Rechnung ausstellen dürfen Sie trotzdem, wenn Ihr Kunde zustimmt, und dafür genügt eine formlose Absprache. Wichtig ist dann, dass Ihre Software die Steuerbefreiung im XML korrekt kennzeichnet.
Lohnt sich der Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung?
Mit dem Verzicht ziehen Sie Vorsteuer ab, etwa aus einem teuren Laptop oder Fahrzeug, und wirken auf Geschäftskunden wie ein regulär besteuertes Unternehmen. Dafür schlagen Sie Umsatzsteuer auf Ihre Preise und geben Voranmeldungen ab, was Privatkunden spüren. Den Verzicht erklären Sie dem Finanzamt bis Ende Februar des übernächsten Jahres. Er bindet Sie mindestens fünf Kalenderjahre, ein Zurück gibt es danach nur zum Beginn eines Jahres. Rechnen Sie also mit Ihrem Steuerberater die nächsten fünf Jahre durch, nicht nur das aktuelle.
Wie funktioniert die EU-Kleinunternehmerregelung?
Seit 2025 können Sie die Kleinunternehmerregelung anderer EU-Staaten für Ihre Umsätze dort nutzen. Den Antrag stellen Sie online beim Bundeszentralamt für Steuern, das ihn an die gewählten Staaten weiterleitet. Ihr EU-weiter Jahresumsatz darf im Vorjahr und im laufenden Jahr 100.000 € nicht überschreiten, dazu kommen die Grenzen des jeweiligen Landes. Sie erhalten eine Kleinunternehmer-Nummer mit der Endung EX und melden Ihre Umsätze vierteljährlich. Überschreiten Sie 100.000 €, melden Sie das binnen 15 Werktagen, und die Teilnahme endet.