Factura electrónica en Alemania: plazos y formatos
Desde el 1 de enero de 2025, las facturas entre empresas alemanas pasan poco a poco del papel y el PDF a la factura electrónica. Una factura electrónica es un archivo estructurado que lee un programa, según la norma europea EN 16931, como XRechnung o ZUGFeRD desde la versión 2.0.1. Un PDF normal ya no cuenta como tal. Recibirlas es obligatorio ya, y emitirlas lo será en 2027 o 2028 según tu facturación.
Quién tiene que cumplirla
Toda empresa con sede en Alemania que vende a otras empresas alemanas, autónomos y Kleinunternehmer incluidos, debe poder recibir facturas electrónicas desde 2025. Si facturaste más de 800.000 € el año anterior, las emites desde el 1 de enero de 2027; el resto, desde el 1 de enero de 2028. Quedan fuera las ventas a particulares, las facturas de hasta 250 € y los billetes de transporte.
Fechas clave
- 27 nov 2020Los proveedores de la Administración federal deben enviar facturas electrónicas en encargos directos desde 1.000 € netos.
- 1 ene 2025Toda empresa en Alemania debe poder recibir facturas electrónicas de otras empresas alemanas. Para emitir todavía valen el papel y el PDF.
- 1 ene 2027Las empresas con más de 800.000 € de facturación el año anterior deben emitir facturas electrónicas. Las demás, y el EDI, tienen margen hasta finales de 2027.
- 1 ene 2028Terminan todas las transiciones: toda empresa alemana emite facturas electrónicas a otras empresas alemanas.
Herramientas que la cumplen
Crea XRechnung y ZUGFeRD y lee las facturas electrónicas que subes.
Recibir XRechnung y ZUGFeRD 2.x es gratis; la herramienta para crearlas cuesta 5 € al año.
Crea, envía y recibe XRechnung y ZUGFeRD desde tu cuenta de empresa sin coste extra.
Exporta facturas en XRechnung o ZUGFeRD e importa facturas de proveedores en ambos formatos.
Crea XRechnung y ZUGFeRD, y te deja importar, revisar y archivar las facturas electrónicas que recibes.
Crea y envía XRechnung y ZUGFeRD, y lee las facturas electrónicas que recibes.
Todos los planes crean facturas electrónicas, pero leer las recibidas exige el plan Buchhaltung o superior.
Envía ZUGFeRD y XRechnung; su ayuda no explica cómo lee las facturas electrónicas recibidas.
Recibe, aprueba y archiva XRechnung y ZUGFeRD, pero no crea facturas electrónicas de venta.
Crea ZUGFeRD y XRechnung, pero la factura electrónica no entra en el plan gratuito.
Envía y exporta facturas en XRechnung y ZUGFeRD, pero importar facturas electrónicas de proveedores requiere Zoho Books.
Crea XRechnung y ZUGFeRD desde el plan S; la página de precios no dice cómo gestiona las facturas electrónicas que recibes.
Envía y recibe facturas electrónicas compatibles con ZUGFeRD; la página de precios no menciona XRechnung.
Preguntas
¿Tengo que emitir facturas electrónicas si soy Kleinunternehmer?
No. Las preguntas frecuentes del Ministerio de Finanzas alemán dicen que los Kleinunternehmer del § 19 UStG no tienen que emitirlas. Sí tienes que poder recibirlas, como toda empresa en Alemania desde el 1 de enero de 2025. Si un cliente te las pide, te basta un programa de facturación que genere XRechnung o ZUGFeRD.
¿Sigue valiendo una factura en PDF?
Hasta finales de 2026 puedes seguir enviando facturas en papel o PDF a otras empresas. En 2027 solo vale si facturaste 800.000 € o menos el año anterior, y desde 2028 se acaba para todos. Un PDF por sí solo no es una factura electrónica, porque un programa no puede leer sus datos de forma estructurada. Las facturas de hasta 250 € con IVA y las ventas a particulares pueden seguir en PDF.
¿Puedo recibir una XRechnung sin software?
Para recibirla basta un buzón de correo, según el Ministerio de Finanzas. Leerla cuesta más: una XRechnung es un archivo XML puro, sin vista para personas. El Ministerio remite a visores gratuitos, entre ellos el del portal ELSTER en e-rechnung.elster.de. Un programa de contabilidad te ahorra el paso, porque lee el XML y contabiliza la factura.
¿En qué se diferencian XRechnung y ZUGFeRD?
XRechnung es un archivo XML puro que solo lee un programa, y es el formato que pide la Administración federal a sus proveedores. ZUGFeRD mete los mismos datos estructurados dentro de un PDF: tú ves una factura normal y el programa lee el XML. Las dos valen si cumplen la EN 16931, lo que en ZUGFeRD significa la versión 2.0.1 o posterior. Los perfiles MINIMUM y BASIC-WL de ZUGFeRD no sirven.
¿Cuánto tiempo y en qué forma guardo las facturas electrónicas?
Las facturas que contabilizas son justificantes contables y el § 147 AO obliga a guardarlas ocho años. De una factura electrónica conservas la parte XML estructurada en su forma original, porque esa es la factura legal, no un PDF impreso a partir de ella. El Ministerio aclara que guardarlas fuera de un sistema conforme a las GoBD no es, por sí solo, una infracción. Aun así, lo más seguro es tenerlas en tu programa de contabilidad o en un archivo que no se pueda modificar.