Fattura elettronica in Germania: date e formati
Dal 1° gennaio 2025 le fatture tra imprese tedesche passano un po' alla volta da carta e PDF alla fattura elettronica. Una fattura elettronica è un file strutturato che un software può leggere, conforme alla norma europea EN 16931, come XRechnung o ZUGFeRD dalla versione 2.0.1. Un semplice PDF non vale più come tale. Riceverle è già obbligatorio, emetterle lo diventa nel 2027 o nel 2028 a seconda del tuo fatturato.
Chi deve adeguarsi
Ogni impresa con sede in Germania che vende ad altre imprese tedesche, liberi professionisti e Kleinunternehmer compresi, deve poter ricevere fatture elettroniche dal 2025. Se l'anno prima hai fatturato più di 800.000 €, le emetti dal 1° gennaio 2027, tutti gli altri dal 1° gennaio 2028. Restano escluse le vendite ai privati, le fatture fino a 250 € e i biglietti di viaggio.
Date chiave
- 27 nov 2020I fornitori dello Stato federale devono inviare fatture elettroniche per gli ordini diretti da 1.000 € netti.
- 1 gen 2025Ogni impresa in Germania deve poter ricevere fatture elettroniche da altre imprese tedesche. Per emettere valgono ancora carta e PDF.
- 1 gen 2027Le imprese con un fatturato dell'anno precedente oltre 800.000 € devono emettere fatture elettroniche. Le altre, e l'EDI, possono attendere fino a fine 2027.
- 1 gen 2028Finiscono tutte le deroghe: ogni impresa tedesca emette fatture elettroniche verso le altre imprese tedesche.
Gli strumenti compatibili
Crea XRechnung e ZUGFeRD e legge le fatture elettroniche che carichi.
La ricezione di XRechnung e ZUGFeRD 2.x è gratuita, lo strumento per crearle costa 5 € l'anno.
Invia XRechnung e ZUGFeRD e legge quelle ricevute, già dal piano più piccolo.
Esporta le fatture in XRechnung o ZUGFeRD e importa quelle dei fornitori in entrambi i formati.
Crea XRechnung e ZUGFeRD e ti permette di importare, controllare e archiviare le fatture elettroniche ricevute.
Crea e invia XRechnung e ZUGFeRD e legge le fatture elettroniche che ricevi.
Tutti i piani creano fatture elettroniche, ma leggere quelle ricevute richiede il piano Buchhaltung o superiore.
Invia ZUGFeRD e XRechnung, la pagina di aiuto non spiega come legge le fatture ricevute.
Riceve, approva e archivia XRechnung e ZUGFeRD, ma non crea fatture elettroniche in uscita.
Crea ZUGFeRD e XRechnung, ma la fattura elettronica non è nel piano gratuito.
Invia ed esporta fatture in XRechnung e ZUGFeRD, ma per importare le fatture elettroniche dei fornitori serve Zoho Books.
Crea XRechnung e ZUGFeRD dal piano S; la pagina prezzi non dice come gestisce le fatture elettroniche ricevute.
Invia e riceve fatture elettroniche compatibili con ZUGFeRD; la pagina prezzi non cita XRechnung.
Domande
Devo emettere fatture elettroniche se sono Kleinunternehmer?
No. Le FAQ del Ministero federale delle Finanze dicono che i Kleinunternehmer del § 19 UStG non devono emetterle. Devi però poterle ricevere, come ogni impresa in Germania dal 1° gennaio 2025. Se un cliente te le chiede, basta un programma di fatturazione che generi XRechnung o ZUGFeRD.
Una fattura in PDF basta ancora?
Fino a fine 2026 puoi ancora mandare fatture cartacee o in PDF ad altre imprese. Nel 2027 vale solo se l'anno prima hai fatturato al massimo 800.000 €, e dal 2028 non vale più per nessuno. Un PDF da solo non è una fattura elettronica, perché un software non ne legge i dati in modo strutturato. Le fatture fino a 250 € lordi e le vendite ai privati possono restare in PDF.
Posso ricevere una XRechnung senza software?
Per riceverla basta una casella email, secondo il Ministero delle Finanze. Leggerla è più complicato: una XRechnung è un file XML puro, senza una vista leggibile. Il Ministero indica dei visualizzatori gratuiti, tra cui quello del portale ELSTER su e-rechnung.elster.de. Un software di contabilità ti risparmia il passaggio, perché legge l'XML e registra la fattura.
Che differenza c'è tra XRechnung e ZUGFeRD?
XRechnung è un file XML puro che solo un software può leggere, ed è il formato che lo Stato federale chiede ai suoi fornitori. ZUGFeRD inserisce gli stessi dati strutturati in un PDF: tu vedi una fattura normale e il software legge l'XML. Entrambi valgono se rispettano la EN 16931, che per ZUGFeRD vuol dire versione 2.0.1 o successiva. I profili MINIMUM e BASIC-WL di ZUGFeRD non bastano.
Per quanto tempo e in che forma conservo le fatture elettroniche?
Le fatture che registri sono documenti contabili e il § 147 AO impone di conservarle otto anni. Della fattura elettronica conservi la parte XML strutturata nella forma originale, perché è quella la fattura legale, non un PDF stampato da essa. Il Ministero chiarisce che archiviarle fuori da un sistema conforme alle GoBD non è, da solo, una violazione. La scelta più sicura resta tenerle nel software di contabilità o in un archivio non modificabile.