Notieren Sie die Aufgabe, die Sie jede Woche am häufigsten wiederholen, und wählen Sie das kleinste Werkzeug, das sie Ihnen abnimmt. Meeting-Notizen und E-Mail-Hilfe zahlen sich ab dem ersten Tag ohne Einrichtung aus, eine Automatisierung zwischen Apps kostet einen Nachmittag und läuft danach ohne Sie. KI-Agenten, die in Postfach, Kalender oder Dateien handeln, setzen auf beidem auf. Eine große Automatisierungsplattform lohnt sich erst, wenn ein Workflow täglich läuft.
Zapier hat einen kostenlosen Plan und kommt ohne Entwickler aus: Ein Zap macht aus einem neuen Formulareintrag einen CRM-Kontakt und eine Slack-Nachricht. Make ist ebenfalls kostenlos zum Einstieg, zeichnet Abläufe als Karte mit Verzweigungen und wird bei hohem Volumen günstiger. Läuft jeder Durchgang über viele Schritte, rechnet n8n pro Ausführung ab und läuft auf Wunsch auf Ihrem eigenen Server.
Pipedrive zeigt ab 14 $ pro Monat jeden Deal als Phase in einer Pipeline und stößt liegengebliebene mit Automatisierungen und KI-Vorschlägen an. Das CRM von HubSpot ist zum Start kostenlos und bündelt E-Mails, Formulare und Tickets in einem Datensatz pro Kunde, sodass Kollegen den Faden aufnehmen können. Für Buchungen und Formulare außerhalb des CRM legt ein Zapier-Workflow die Erinnerungsaufgabe an.
Claude verbindet sich in Claude Desktop mit MCP-Servern, kann also in Gmail und Google Calendar lesen und handeln, und ein kostenloser Plan reicht zum Testen. Beide Google-Apps sind mit einem Google-Konto kostenlos, und über Buchungsseiten in Calendar wählen Kunden selbst einen Termin. Wenn Ihnen Tempo im Posteingang wichtiger ist als ein Agent, kostet Superhuman ab 33 $ pro Monat und funktioniert fast komplett per Tastatur.
Der kostenlose Plan von Fathom zeichnet unbegrenzt viele Calls in Zoom, Google Meet und Teams auf, passend für Selbstständige. Granola transkribiert den Ton Ihres eigenen Mac, Windows-Rechners oder iPhones, daher erscheint kein Bot im Call des Kunden. Vertriebsteams, die Gespräche in HubSpot oder Salesforce erfassen, greifen eher zu tl;dv: Es schreibt Notizen in vielen Sprachen und überträgt sie ins CRM.
ChatGPT deckt im kostenlosen Plan Texte, Websuche, Dateianalyse und Sprachgespräche ab. Gemini greift auf Gmail, Docs und Drive zu, wenn Ihr Betrieb mit Google arbeitet, und Copilot arbeitet mit einem Microsoft-365-Abo direkt in Word, Excel und Outlook. Für Recherchen, die Sie zitieren wollen, verlinkt Perplexity jede Aussage mit ihrer Quelle.
Ellie lernt zuerst Ihren Schreibstil und entwirft dann jede Antwort, die Sie prüfen und abschicken; einen kostenlosen Plan gibt es nicht. Shortwave fasst ab 30 $ pro Monat nach 14 Tagen Test lange Gmail-Verläufe zusammen und schlägt Antworten vor. Grammarly korrigiert Grammatik und Rechtschreibung kostenlos überall, wo Sie tippen, und die bezahlten Pläne halten den Ton des Teams gegenüber Kunden einheitlich.
Claude arbeitet über MCP-Server, die Sie in Claude Desktop oder Claude Code verbinden, mit Ihren Tools und Dateien, zum Start im kostenlosen Plan. Für Aufgaben, die per Auslöser ohne Sie laufen sollen, fügen Sie einen KI-Schritt in einen Workflow von Zapier oder n8n ein. Lindy baut ohne Code Agenten für E-Mail, Terminplanung und das Nachfassen bei Leads, und Sie können es kostenlos testen.
Manus arbeitet ein Ziel auf einem eigenen Cloud-Rechner ab und liefert einen Bericht, Folien oder eine Website, mit kostenlosem Einstiegsplan. Activepieces bietet in der Cloud 1.000 Gratis-Credits im Monat bei unbegrenzten Flows, Plus kostet 20 $ monatlich, oder Sie hosten die Open-Source-Version selbst. Gumloop kostet nach 14 Tagen Test ab 37 $ pro Monat und passt zu Leuten ohne Programmierkenntnisse, die Websites auslesen oder Dokumente verarbeiten.
Zapier ist der einfachste Einstieg: Ein Zap macht aus einem Formulareintrag einen CRM-Kontakt und meldet ihn in Slack, und es gibt einen Gratisplan. Make stellt Workflows als visuelle Karte mit Verzweigungen dar und ist bei hohem Volumen günstiger, braucht aber mehr Einarbeitung. n8n passt zu technischen Teams, weil Sie es auf eigenen Servern betreiben und pro Workflow-Ausführung statt pro Schritt zahlen. Wechseln Sie zu Make oder n8n, wenn die Zapier-Rechnung mit der Zahl der Aufgaben wächst.
Bei Terminen am laufenden Band spart er meist mehr Zeit als alles andere auf dieser Seite. Fathom zeichnet Calls in Zoom, Google Meet und Teams auf, transkribiert und fasst sie zusammen, und der Gratisplan erlaubt unbegrenzte Aufnahmen. Fireflies macht jedes Meeting durchsuchbar und überträgt Notizen ins CRM, was Vertriebsteams hilft. Granola läuft auf Ihrem eigenen Gerät, ohne dass ein Bot dem Call beitritt, Ihre Kunden merken also nichts.
KI entwirft, sortiert und fasst zusammen, was rausgeht, entscheiden aber Sie. Superhuman ab 33 $ im Monat ergänzt Gmail oder Outlook um ein geteiltes Postfach, Erinnerungen und KI-Entwürfe. Shortwave durchsucht Ihr Gmail-Postfach, fasst lange Verläufe zusammen und schreibt Antwortentwürfe, mit Preisen pro Nutzer nach 14 Tagen Testphase. Geht es Ihnen um sauberere Texte, prüft Grammarly Grammatik und Ton kostenlos in jedem Textfeld.
Legen Sie die Erinnerung dorthin, wo der Deal liegt. Die Automatisierungen und KI-Vorschläge von Pipedrive verhindern, dass Deals einschlafen, ab 14 $ im Monat. Das kostenlose CRM von HubSpot speichert jede E-Mail beim Kontakt, sodass Sie sehen, wer auf Antwort wartet. Für alles außerhalb des CRM legt ein Zapier-Workflow eine Nachfass-Aufgabe an, sobald ein Formular oder eine Buchung eingeht.
Claude kann das über MCP: Claude Desktop und Claude Code verbinden sich mit MCP-Servern und lesen und bearbeiten so Ihre eigenen Tools und Dateien. ChatGPT sucht im Web, analysiert Dateien und führt Sprachgespräche, Gemini arbeitet mit Gmail, Docs und Drive, wenn Ihr Betrieb auf Google läuft. Für Aufgaben, die zeitgesteuert ohne Sie laufen müssen, ist ein n8n- oder Zapier-Workflow mit KI-Schritt verlässlicher. Alle drei Assistenten lassen sich kostenlos testen.
